لممارسي #الموارد_البشرية وال OD
استخدام سياسات واجراءات وصلاحيات مخصصة لمنشئة اخرى لا يساعد كثيرا في تقليل المشاكل وزيادة الكفاءة وربما يضر اكثر مما ينفع
في هذه السلسلة سوف اذكر باختصار كيف يمكن لك ان تقوم بتصميم دليل للسياسات والاجراءات والصلاحيات مختصر ومخصص لمنظمتك
استخدام سياسات واجراءات وصلاحيات مخصصة لمنشئة اخرى لا يساعد كثيرا في تقليل المشاكل وزيادة الكفاءة وربما يضر اكثر مما ينفع
في هذه السلسلة سوف اذكر باختصار كيف يمكن لك ان تقوم بتصميم دليل للسياسات والاجراءات والصلاحيات مختصر ومخصص لمنظمتك
الخطوة الاولى
في البداية (ولتطوير اي ممارسة HR) يجب فهم كامل لمنشئتك (نشاطها - منتجاتها - عملائها - بيئتها الداخلية - نوعية موظفيها وتقسيماتهم…الخ) وذلك لمساعدتك اثناء التصميم والتخصيص
في البداية (ولتطوير اي ممارسة HR) يجب فهم كامل لمنشئتك (نشاطها - منتجاتها - عملائها - بيئتها الداخلية - نوعية موظفيها وتقسيماتهم…الخ) وذلك لمساعدتك اثناء التصميم والتخصيص
الخطوة الثانية
بعد فهم منشئتك،
نبدء في تطوير السياسات (فقط السياسات وليس الاجراءات)
اولا: نبدء في تحديد بنود مناسبة للسياسات تتوافق مع طبيعة النشاط (مثلا سياسات اللبس الموحد والسلامة للمنشئات الصناعية والعمل عن بعد اذا كان مفعلاً …الخ) ويفضل اعتماد البنود من الادارة العليا
بعد فهم منشئتك،
نبدء في تطوير السياسات (فقط السياسات وليس الاجراءات)
اولا: نبدء في تحديد بنود مناسبة للسياسات تتوافق مع طبيعة النشاط (مثلا سياسات اللبس الموحد والسلامة للمنشئات الصناعية والعمل عن بعد اذا كان مفعلاً …الخ) ويفضل اعتماد البنود من الادارة العليا
الخطوة الثالثة
بعد تحديد البنود المناسبة، نبدء في وصف تلك البنود ووضع محتوى مناسب واصلي (غير منسوخ) لها (مهم جداً جداً ان يكون متوافق مع نظام العمل) ويمكن جمع المحتوى من:
- سياسات الجهات الاخرى (استرشادياً)
- نظام ولائحة العمل
- افضل الممارسات العالمية
- المصادر الاخرى اونلاين
بعد تحديد البنود المناسبة، نبدء في وصف تلك البنود ووضع محتوى مناسب واصلي (غير منسوخ) لها (مهم جداً جداً ان يكون متوافق مع نظام العمل) ويمكن جمع المحتوى من:
- سياسات الجهات الاخرى (استرشادياً)
- نظام ولائحة العمل
- افضل الممارسات العالمية
- المصادر الاخرى اونلاين
الخطوة الرابعة
بعد الانتهاء من وصف بنود السياسات نبدء مرحلة التدقيق الاملائي والتدقيق للمحتوى بشكل عام والتأكد من تنسيق الملف واعداده للمراجعة (يفضل ان يتم بواسطة مختص)
بعد الانتهاء من وصف بنود السياسات نبدء مرحلة التدقيق الاملائي والتدقيق للمحتوى بشكل عام والتأكد من تنسيق الملف واعداده للمراجعة (يفضل ان يتم بواسطة مختص)
الخطوة الخامسة
بعد التنسيق والاعداد، تأتي خطوة مهمة جدا وهي عرض السياسات على شخص خبير (ويفضل اكثر من شخص) لأخذ مرئياته ومقترحاته حول السياسات من تعديل وحذف واضافة وتحسين ومواكبة الملف بعدها لغرض الاعتماد
بعد التنسيق والاعداد، تأتي خطوة مهمة جدا وهي عرض السياسات على شخص خبير (ويفضل اكثر من شخص) لأخذ مرئياته ومقترحاته حول السياسات من تعديل وحذف واضافة وتحسين ومواكبة الملف بعدها لغرض الاعتماد
الخطوة السادسة
بعد مواكبة الملف وعكس ملاحظات الخبير، يأتي دور الاعتماد الداخلي للسياسات من الادارة العليا وغالبا سيكون لهم مرئيات تخص البزنس من حذف واضافة وتعديل لبعض البنود بما يتوافق مع استراتيجية وطبيعة عمل الشركة
وبعدها تعكس التعديلات في الدليل ويخرج بصورته النهائية
بعد مواكبة الملف وعكس ملاحظات الخبير، يأتي دور الاعتماد الداخلي للسياسات من الادارة العليا وغالبا سيكون لهم مرئيات تخص البزنس من حذف واضافة وتعديل لبعض البنود بما يتوافق مع استراتيجية وطبيعة عمل الشركة
وبعدها تعكس التعديلات في الدليل ويخرج بصورته النهائية
الخطوة السابعة (الإجراءات)
بعد اعتماد دليل السياسات يأتي دور الإجراءات التي تستمد من السياسات والتي لتصميمها يجب:
اولا: اعتماد تصميم لملف الاجراءات ويفضل من وجهة نظري ان يشمل الدليل على:
- تعريف ببنود الاجراءات
- رسم للاجراء (chart-flow)
- تفاصيل الاجراء وصاحب الصلاحية
بعد اعتماد دليل السياسات يأتي دور الإجراءات التي تستمد من السياسات والتي لتصميمها يجب:
اولا: اعتماد تصميم لملف الاجراءات ويفضل من وجهة نظري ان يشمل الدليل على:
- تعريف ببنود الاجراءات
- رسم للاجراء (chart-flow)
- تفاصيل الاجراء وصاحب الصلاحية
الخطوة الثامنة
بعد اعتماد تصميم شكل ملف الاجراءات نبدء في رسم محتوى كل اجراء (chart flow)والتأكد من مناسبة ومنطقية كل عملية للاجراء (مثلا بداية اجراء طلب الاجازة الى مرحلة اعتمادة مرورا بالادارات المختلفة وتوافقه مع طبيعة وثقافة الشركة)
بعد اعتماد تصميم شكل ملف الاجراءات نبدء في رسم محتوى كل اجراء (chart flow)والتأكد من مناسبة ومنطقية كل عملية للاجراء (مثلا بداية اجراء طلب الاجازة الى مرحلة اعتمادة مرورا بالادارات المختلفة وتوافقه مع طبيعة وثقافة الشركة)
الخطوة التاسعة
بعد رسم كافة الاجراءات، يأتي دور وصفها بشكل دقيق في الجدول (الموضح في الخطوة السابعة) عن طريق توضيح كل اجراء يليه الادارة المسؤولة يليه الشخص صاحب الصلاحية لذلك للاجراء (مثل مدير الموارد البشرية لاعتماد اجراء الاجازة)
بعد رسم كافة الاجراءات، يأتي دور وصفها بشكل دقيق في الجدول (الموضح في الخطوة السابعة) عن طريق توضيح كل اجراء يليه الادارة المسؤولة يليه الشخص صاحب الصلاحية لذلك للاجراء (مثل مدير الموارد البشرية لاعتماد اجراء الاجازة)
الخطوة العاشرة
بعد اكتمال رسم الاجراءات والصلاحيات ووصفها في الدليل، يأتي دور مراجعتها والتأكد من مواكبتها ومطابقتها للسياسات ومنطقيتها وتنسيقها واظهار الملف بشكل جيد للمراجع
بعد اكتمال رسم الاجراءات والصلاحيات ووصفها في الدليل، يأتي دور مراجعتها والتأكد من مواكبتها ومطابقتها للسياسات ومنطقيتها وتنسيقها واظهار الملف بشكل جيد للمراجع
الخطوة الحادية عشر
بعد اكتمال دليل الاجراءات والصلاحيات، يأتي مرة اخرى دور عرضها على شخص خبير (ويفضل اكثر من شخص ايضاً) لمساعدتك تعديلها وتطويرها حسب افضل الممارسات
بعد اكتمال دليل الاجراءات والصلاحيات، يأتي مرة اخرى دور عرضها على شخص خبير (ويفضل اكثر من شخص ايضاً) لمساعدتك تعديلها وتطويرها حسب افضل الممارسات
الخطوة الثانية عشر
بعد تطوير دليل الاجراءات واخذ مقترحات الخبراء عليه، يأتي دور الاعتماد الداخلي، ومن المهم جدا ان تراجع تلك الاجراءات بشكل متأني لان اعتمادها يعني اعتماد الصلاحيات لكل اجراء والذي يعني اعطاء الصلاحية لكل شخص مسؤول
بعد تطوير دليل الاجراءات واخذ مقترحات الخبراء عليه، يأتي دور الاعتماد الداخلي، ومن المهم جدا ان تراجع تلك الاجراءات بشكل متأني لان اعتمادها يعني اعتماد الصلاحيات لكل اجراء والذي يعني اعطاء الصلاحية لكل شخص مسؤول
الخطوة الثالثة عشر
بعد الاعتماد لدليل الاجراءات والسياسات، يفضل اعداد المعنيين وتدريبهم على استخدام تلك السياسات والاجراءات والصلاحيات ووضع خارطة طريق لتطبيق تلك الادلة على كافة العاملين
بعد الاعتماد لدليل الاجراءات والسياسات، يفضل اعداد المعنيين وتدريبهم على استخدام تلك السياسات والاجراءات والصلاحيات ووضع خارطة طريق لتطبيق تلك الادلة على كافة العاملين
الخطوة الرابعة عشر
هذه الخطوة خيارية لمن يرغب في تحويل تلك السياسات والاجراءات للنظام الالكتروني لاتمتة تلك الاجراءات والصلاحيات.
وجود سياسات واجراءات وصلاحيات يسهل كثيرا مهمة تقنية المعلومات على التحول الرقمي
هذه الخطوة خيارية لمن يرغب في تحويل تلك السياسات والاجراءات للنظام الالكتروني لاتمتة تلك الاجراءات والصلاحيات.
وجود سياسات واجراءات وصلاحيات يسهل كثيرا مهمة تقنية المعلومات على التحول الرقمي
الخطوة الاخيرة
نصائح عامة
من المهم جدا التخطيط قبل بدء عملية التصميم والاعداد لكل خطوة والتواصل الفعال مع كافة الاطراف المعنية ومن المهم جدا الاطلاع على اكبر قدر ممكن من السياسات للشركات والجهات الاخرى لاخذ تصور كافي
نصائح عامة
من المهم جدا التخطيط قبل بدء عملية التصميم والاعداد لكل خطوة والتواصل الفعال مع كافة الاطراف المعنية ومن المهم جدا الاطلاع على اكبر قدر ممكن من السياسات للشركات والجهات الاخرى لاخذ تصور كافي
نصائح عامة
يمكن تصميم مصفوفة الصلاحيات بشكل مستقل عن الاجراءات ولكن من وجهة نظري اذا كانت الصلاحيات خاصة بالموارد البشرية فيفضل دمجها واما ان كان هناك دليل للصلاحيات على مستوى كافة الادارات فيفضل دمجها معه
يمكن تصميم مصفوفة الصلاحيات بشكل مستقل عن الاجراءات ولكن من وجهة نظري اذا كانت الصلاحيات خاصة بالموارد البشرية فيفضل دمجها واما ان كان هناك دليل للصلاحيات على مستوى كافة الادارات فيفضل دمجها معه
جاري تحميل الاقتراحات...