رتبها

مهما كانت خبرتك الادارية في إدارة فريق العمل في البيئة المكتبية تأكد تماماً بأن إدارة فريق العمل في بيئة العمل عن بعد مختلفة جداً و تحتاج منك أن تطور نفسك من أجل الوصول بالنجاح لفريقك
في هذا #الثريد جمعت لكم ملخص لعدة بحوث ودراسات وأضفت لها من خبرتي العملية لتتناسب مع بيئتنا.

مما لاشك فيه بأن تعاملنا مع أزمة #كورونا حالياً لابد أن يختلف اختلاف كلي مع الاجراءات الأولية التي قامت الإدارات بتطبيقها، في البداية كانت مجرد عارض يستمر #اسبوعين_فقط ولكن بوضعنا الحالي لابد من اتخاذ اجراءات اكثر جرأة من أجل تسيير الأعمال وإدارتها بشكل يضمن استمراريتها.

أغلب الشركات والمؤسسات والجهات الحكومية فعّلت نظام العمل عن بعد، ولكن ثقافة إدارة هذا الفريق يتبعه تحديات لابد من أخذها في الحسبان لأن التراكمات السلبية التي تنتج عن إدارة سيئة لها قد تلازم الفريق عند العودة للبيئة المكتبية مما قد يسبب مشاكل داخل فريق العمل لم تكن موجودة سابقاً.

هناك عدة عوامل و تحديات تواجه هذا التغيير في بيئة العمل، في البداية لابد أن يعي المسؤول أن هذا التحول قد يؤثر في إنتاجية الموظفين وهذا أمر طبيعي بسبب التباعد الاجتماعي الذي نعيشه حالياً
حاولت أن ألخص هذه العوامل في أربعة نقاط ??

١- غياب المتابعة المباشرة للموظفين
قد يعتبر بعض المسؤولين أن هذا العامل قد يؤثر فقط عليهم بسبب أنه لا يستطيع متابعة الموظف بشكل مكثف كما هو الحال في بيئة العمل المكتبية بل بالعكس أيضاً حتى الموظف قد يفتقر للتوجيه والتشجيع والتواصل والتأكد من اتمام المهام المكلف بها.

٢- عدم التمكن من الوصول للمعلومات
حيث أن عدم وضوح استراتيجية العمل والمهام الموزعة بين أعضاء الفريق وعدم وجود قواعد للتواصل بينهم وعدم وجود او معرفة الاجراءات التنظيمية داخل المنشأة قد يسبب تعطيل كبير في الاعمال بل حتى قد يسبب مشاكل داخل فريق العمل بأن كل شخص يتهرب من المسؤولية

في هذه الحالة قد يتسبب ذلك بعمل تصعيد مع أو من المسؤول بشكل متكرر تؤدي للمشاكل بين فريق العمل لأن كل شخص يريد أن ينجز مهامه بشكل مباشر ولكن لا يعرف كيف ومتى وأين يجد المعلومة التي تخدمه من أجل المضي قدماً.
وهذا التصعيدات [escslation] ستؤثر في علاقة أعضاء الفريق بكل تأكيد مستقبلاً

٣- التباعد الاجتماعي بين أعضاء الفريق
احدى المشاكل الأكثر شيوعاً هو افتقاد أعضاء الفريق التواصل الاجتماعي الغير رسمي بينهم في بيئة العمل المكتبية، فما بالكم في وضعنا الحالي مع #كورونا في التباعد الاجتماعي مع أهلك و أصدقائك فهذا يؤثر بالسلب في الصحة النفسية لأعضاء الفريق.

٤- تشتت الانتباه داخل المنزل
في هذا الانتقال المفاجئ في بيئة العمل يجب على المسؤول التأكد بأن أفراد الفريق قد لا يتوفر لديهم بيئة عمل مريحة فليس الكل لديه مكتب خاص أو حتى غرفة لا تستخدم داخل المنزل، وحتى التشتيت مع الأبناء والالتزامات مع فترة السماح بالتجول تتعارض مع أوقات العمل.

كيف يمكن للمسؤولين دعم الموظفين عن بعد؟
على الرغم من أن العمل عن بعد يمكن أن يكون محفوفًا بالتحديات، فهناك أيضًا اجراءات سريعة وغير مكلفة نسبيًا يمكن للمسؤولين القيام بها لتسهيل عملية الانتقال لهذه البيئة.
لخصتها لكم ??

١- توفير الإجراءات والهياكل التنظيمية
يجب أن يتم توفير جميع المستندات التي تشرح كيفية عمل أي مهمة وما هي الاجراءات المتبعة و توضيح مسؤلية كل فرد داخل الفريق،
هذا الأمر يسهل على جميع أفراد الفريق الوصول للمعلومات المرادة لانجاز مهامهم، ويعطي المسؤول وضوح عند تقييم عمل الموظف.

٢- تطوير اتفاقيات العمل والمعايير مع أفراد الفريق، فهم المسؤولين والخبراء في أداء هذه المهام فإن الطريقة الأمثل لأداء مهمة ما في ظل العمل عن بعد والمخاطر والمشاكل المحفوفة بها
بكل تأكيد أعضاء الفريق هم من يملكون الحلول والاقتراحات الجيدة لتطوير هذه الاجراءات.
مثال: بالصورة ??

٣- تعزيز المساواة والشفافية في التعامل مع أفراد الفريق.
لابد أن تكون هناك مساواة بين أعضاء الفريق في تطبيق جميع الإجراءات المتفق عليها وإلا سيكون هناك بعض الخلاف الغير مرئي بين أعضاء الفريق.
كمسؤول هذه مهمتك في تطبيقها و بكل شفافية.

٤- مكافئة أعضاء الفريق المميزين بشكل علني بين الجميع، بالطبع هذه النقطة لا تخالف النقطة السابقة في المساواة بل لابد من التأكد من الأعضاء المميزين جميعاً ومكافئتهم بشكل متساوي إذا كان الانجاز للفريق بالكامل. و هذه المكافئة ستعود بالفائدة للفريق من أجل بذل مجهود أكبر.

٥- توفير البنية التحتية للموظف من أجل انجاز أعماله، فلابد من توفير الأجهزة والبرامج اللازمة من أجل تسيير أعمال الموظف.
مثلاً: جهاز كمبيوتر، طابعة، ماسح ضوئي، برنامج للاجتماعات، برنامج للاتصال ..الخ

٦- التواصل الفعال مع الموظفين بشكل دوري سواء يومياً أو اسبوعياً من أهم ميزات نجاح أي مسؤول !
الميزة المهمة هنا هي أن التواصل المنتظم القابل للتنبؤ، توفر للفرد في فريق العمل إمكانية التشاور مع المسؤول، وأن مخاوفهم وأسئلتهم وإقتراحاتهم ستُسمع.

٧- وضع أهداف لأعضاء الفريق SMART
كل عضو في الفريق له أهداف لابد من أن يحققها، وذلك لتوضيح ما هو المطلوب منه عند العمل عن بعد.
العمل عن بعد يتم عن طريق تعاون مستمر بين أعضاء الفريق، فلذلك هذه النقطة جداً مهمة من أجل سهولة سير العمل.

المصادر:
- HARVARD BUSINESS SCHOOL
Work-from-anywhere: The Productivity Effects
hbs.edu
- HARVARD BUSINESS REVIEW
Resolve a Fight with a Remote Colleague
hbr.org
- LinkedIn Learning
Manage Virtual Teams
linkedin.com