هل تجد صعوبة في إكمال المهام في الوقت المحدد؟ و تقوم دائماً بتأجيلها حتى اللحظة الأخيرة؟
اتبع الخطوات الخمس التالية باستخدام نظرية GTD لإدارة وقتك بكفاءة و زيادة إنتاجيتك.
اتبع الخطوات الخمس التالية باستخدام نظرية GTD لإدارة وقتك بكفاءة و زيادة إنتاجيتك.
1- اجمع المهام والمشاريع والأفكار
في هذه الخطوة قوم بكتابة وجمع كل شيء يحظى باهتمامك، وهذا يشمل المهام والمشاريع اليومية، مهام غير مكتملة، أي فكرة تخطر ببالك. الهدف هنا كتابة العناصر المقلقة لتحرير نفسك منها.
في هذه الخطوة قوم بكتابة وجمع كل شيء يحظى باهتمامك، وهذا يشمل المهام والمشاريع اليومية، مهام غير مكتملة، أي فكرة تخطر ببالك. الهدف هنا كتابة العناصر المقلقة لتحرير نفسك منها.
2- إدارة المهام
تتكون هذه الخطوة من تحديد طبيعة كل مهمة. اسأل نفسك هل هذا العمل أولوية وقابل للتنفيذ؟
إذا كان الجواب بالنفي:
-قم بإزالة المهمة: لا تتخذ أي اجراءات لأدائها.
-أجلها: أكملها في اليوم التالي.
-أرشفها: ضعها في ملف معين للرجوع إليها في المستقبل.
تتكون هذه الخطوة من تحديد طبيعة كل مهمة. اسأل نفسك هل هذا العمل أولوية وقابل للتنفيذ؟
إذا كان الجواب بالنفي:
-قم بإزالة المهمة: لا تتخذ أي اجراءات لأدائها.
-أجلها: أكملها في اليوم التالي.
-أرشفها: ضعها في ملف معين للرجوع إليها في المستقبل.
أما إذا كانت الإجابة "نعم" اسأل نفسك هذه الأسئلة:
-هل هناك عمل واحد فقط؟
-هل انت مسؤول عن ذلك؟
-هل يمكنك إكمال هذه المهمة في أقل من دقيقتين؟
إذا أجبت بنعم على كل هذه الأسئلة، فعليك إكمال المهمة على الفور!
-هل هناك عمل واحد فقط؟
-هل انت مسؤول عن ذلك؟
-هل يمكنك إكمال هذه المهمة في أقل من دقيقتين؟
إذا أجبت بنعم على كل هذه الأسئلة، فعليك إكمال المهمة على الفور!
3- تنظيم المهام
حان الوقت الآن لتنظيم المهام التي لا يمكن إكمالها في أقل من دقيقتين وتحديد أولوياتها. إليك كيفية فرز هذه المهام وتحديد أولوياتها في خطة العمل الخاصة بك.
إذا استغرقت المهمة أكثر من دقيقتين لإكمالها ، فاحفظها في:
حان الوقت الآن لتنظيم المهام التي لا يمكن إكمالها في أقل من دقيقتين وتحديد أولوياتها. إليك كيفية فرز هذه المهام وتحديد أولوياتها في خطة العمل الخاصة بك.
إذا استغرقت المهمة أكثر من دقيقتين لإكمالها ، فاحفظها في:
-مجلد ليوم واحد : للمشاريع الغير عاجلة، ولكن يجب الاحتفاظ بها للعمل في المستقبل.
-مجلد مرجعي: للأشياء الشيقة التي لا تتطلب أي إجراء، ولكن يمكن أن تكون مفيدة في المستقبل.
-مجلد معلق: للمشاريع والمهام الجارية، عندما تنتظر الرد، والتسليم، وما إلى ذلك.
-مجلد مرجعي: للأشياء الشيقة التي لا تتطلب أي إجراء، ولكن يمكن أن تكون مفيدة في المستقبل.
-مجلد معلق: للمشاريع والمهام الجارية، عندما تنتظر الرد، والتسليم، وما إلى ذلك.
-التقويم الخاص بك: للإجراءات التي لها موعد نهائي محدد أو موعد مخطط له، مثل المكالمات والاجتماعات وما إلى ذلك.
-قائمة المهام الخاصة بك وفقًا لأولوياتها، من خلال تحديد ترتيب للأولويات، والوقت اللازم لإكمالها، وسبب إكمالها.
-قائمة المهام الخاصة بك وفقًا لأولوياتها، من خلال تحديد ترتيب للأولويات، والوقت اللازم لإكمالها، وسبب إكمالها.
4- مراجعة الإجراءات
لماذا يجب عليك مراجعة الإجراءات؟
-لإعادة تقييم قائمة المهام.
-لتحديد أولويات المهام وتحديد مواعيد نهائية جديدة.
-للتعامل مع المهام الجارية والعاجلة.
لذلك خذ الوقت الكافي لمراجعة مهامك لتحديد أولوياتها.
لماذا يجب عليك مراجعة الإجراءات؟
-لإعادة تقييم قائمة المهام.
-لتحديد أولويات المهام وتحديد مواعيد نهائية جديدة.
-للتعامل مع المهام الجارية والعاجلة.
لذلك خذ الوقت الكافي لمراجعة مهامك لتحديد أولوياتها.
5- أكمل المهام
تم تحديد أولويات مهامك حان وقت العمل الآن! حان الوقت لتنفيذ هذه المهام وفقًا للجدول الزمني الذي خططت له. راقب دائمًا قائمة المهام الخاصة بك حتى تعرف المهام التي يجب إكمالها وفقًا للوقت والطاقة المتاحة لديك.
يمكنك استخدام أداة trello لمساعدتك في تطبيق هذا النظام.
تم تحديد أولويات مهامك حان وقت العمل الآن! حان الوقت لتنفيذ هذه المهام وفقًا للجدول الزمني الذي خططت له. راقب دائمًا قائمة المهام الخاصة بك حتى تعرف المهام التي يجب إكمالها وفقًا للوقت والطاقة المتاحة لديك.
يمكنك استخدام أداة trello لمساعدتك في تطبيق هذا النظام.
جاري تحميل الاقتراحات...