ثريد عن الاخطاء ال 10 الأكثر شيوعاً عند تطبيق #الخدمات_المشتركة
في بحث لجمعية الخدمات المشتركة وشبكة الاستعانة بمصادر خارجية SSON عن الأخطاء العشرة الأكثر شيوعاً (وتدميراً) التي ترتكبها المنظمات عند إنشاء منظومة الخدمات المشتركة وكانت كالتالي :-
في بحث لجمعية الخدمات المشتركة وشبكة الاستعانة بمصادر خارجية SSON عن الأخطاء العشرة الأكثر شيوعاً (وتدميراً) التي ترتكبها المنظمات عند إنشاء منظومة الخدمات المشتركة وكانت كالتالي :-
١- عدم قياس التكاليف أو مستويات تقديم الخدمة قبل الانتقال الى الخدمات المشتركة:-
مالا يمكن قياسه لا يمكن تحسينه، وحيث أن منهجية الخدمات المشتركة هي رحلة مستمرة وطويلة للوصول الى النموذج التشغيلي الأمثل يجب قياس التكاليف ومستويات تقديم الخدمة قبل البدء الانتقال ونهاية كل مرحلة.
مالا يمكن قياسه لا يمكن تحسينه، وحيث أن منهجية الخدمات المشتركة هي رحلة مستمرة وطويلة للوصول الى النموذج التشغيلي الأمثل يجب قياس التكاليف ومستويات تقديم الخدمة قبل البدء الانتقال ونهاية كل مرحلة.
٢- عدم توثيق الإجراءات وتدفق الأعمال قبل التنفيذ:-
التوثيق هو طريق المنظمة لمراجعة إجراءاتها وتطويرها بشكل مستمر ولكي يكون هناك مسار واضح عند تقديم أي خدمة لمنع الاجتهادات التي قد تؤدي إلى حدوث الأخطاء وتأخير العمل.
التوثيق هو طريق المنظمة لمراجعة إجراءاتها وتطويرها بشكل مستمر ولكي يكون هناك مسار واضح عند تقديم أي خدمة لمنع الاجتهادات التي قد تؤدي إلى حدوث الأخطاء وتأخير العمل.
٣- عدم تعيين قائد بدوام كامل في وقت مبكر من هذه العملية: -
تحتاج منظومة الخدمات المشتركة إلى فريق قوي، ولنجاح الفريق فهو بحاجة إلى قائد متفرغ لهذه المهمة ويكون كامل تركيزه عليها وله أهداف واضحة وقابلة للقياس وليس مجرد مهام إضافية إلى مهامه الأساسية وقد لا يعطيها الاهتمام الكافي.
تحتاج منظومة الخدمات المشتركة إلى فريق قوي، ولنجاح الفريق فهو بحاجة إلى قائد متفرغ لهذه المهمة ويكون كامل تركيزه عليها وله أهداف واضحة وقابلة للقياس وليس مجرد مهام إضافية إلى مهامه الأساسية وقد لا يعطيها الاهتمام الكافي.
٤- عدم التركيز الكافي على الفترة الانتقالية: -
الفترة الانتقالية هي المرحلة الأهم في رحلة التحول، وعندما لا يتم توفير موارد كافية للأنشطة الانتقالية فسيترتب على ذلك كثرة للأخطاء - تأخير وفقدان المنافع المالية المرتقبة من هذا التحول - استياء أصحاب المصلحة وبالتالي فشل هذه المنظومة
الفترة الانتقالية هي المرحلة الأهم في رحلة التحول، وعندما لا يتم توفير موارد كافية للأنشطة الانتقالية فسيترتب على ذلك كثرة للأخطاء - تأخير وفقدان المنافع المالية المرتقبة من هذا التحول - استياء أصحاب المصلحة وبالتالي فشل هذه المنظومة
٥- عدم وجود خطة مشروع قوية توضح موارد الموظفين:-
العنصر البشري ضروري في منظومة الخدمات المشتركة، ولا يكون توفير الموظفين فقط بتعيين موظفين جدد بل يمكن الاستفادة من الموظفين الحاليين وفق خطة وأهداف محددة وواضحة إما بتفريغهم أو تكليفهم بمهام إضافية مع اشعارهم انهم شركاء فالنجاح.
العنصر البشري ضروري في منظومة الخدمات المشتركة، ولا يكون توفير الموظفين فقط بتعيين موظفين جدد بل يمكن الاستفادة من الموظفين الحاليين وفق خطة وأهداف محددة وواضحة إما بتفريغهم أو تكليفهم بمهام إضافية مع اشعارهم انهم شركاء فالنجاح.
٦- خوض معارك الأمس، وليس معارك الغد:-
إنشاء منظومة خدمات مشتركة مثالية تستغرق عدة سنوات من طرح الفكرة وانطلاقها حتى وصولها إلى كامل طاقتها التشغيلية. لهذا يجب أن تعمل هذه المنظومة لمواجهة تحديات المستقبل لا تحديات الماضي لتحقيق متطلبات المرحلة القادمة من قبل حتى انطلاقها فعلياً
إنشاء منظومة خدمات مشتركة مثالية تستغرق عدة سنوات من طرح الفكرة وانطلاقها حتى وصولها إلى كامل طاقتها التشغيلية. لهذا يجب أن تعمل هذه المنظومة لمواجهة تحديات المستقبل لا تحديات الماضي لتحقيق متطلبات المرحلة القادمة من قبل حتى انطلاقها فعلياً
٧- التورط في توحيد التكنولوجيا والعمليات قبل التنفيذ:-
توحيد العمليات للأنظمة والعمليات مهم ولكن ليس ضروري أن يتم دفعة واحدة بل على مراحل وترتيب الأولويات لإدارة التكاليف وعملية التحول للوصول لمرحلة النضج والنموذج الأمثل لها ولأن عامل الوقت والتكلفة مهم جداً لنجاح هذه المنظومة.
توحيد العمليات للأنظمة والعمليات مهم ولكن ليس ضروري أن يتم دفعة واحدة بل على مراحل وترتيب الأولويات لإدارة التكاليف وعملية التحول للوصول لمرحلة النضج والنموذج الأمثل لها ولأن عامل الوقت والتكلفة مهم جداً لنجاح هذه المنظومة.
٨- الاعتقاد بأنها عملية مركزية ولا يوجد شيء يجب أن نفعله:-
ألقِ نظرة فاحصة على عملياتك الأكثر مركزية وافترض أنها غير جاهزة بعد ويجب تحليلها وربما إدخال تعديلات جوهرية عليها قبل إطلاقها أو دمجها سوياً كحزمة واحدة في منظومة الخدمات المشتركة.
ألقِ نظرة فاحصة على عملياتك الأكثر مركزية وافترض أنها غير جاهزة بعد ويجب تحليلها وربما إدخال تعديلات جوهرية عليها قبل إطلاقها أو دمجها سوياً كحزمة واحدة في منظومة الخدمات المشتركة.
٩- عدم وجود أو كفاية الرقابة وإدارة المخاطر:-
إن عدم مراقبة عملية التغيير وإعداد مسبق بقائمة للمخاطر المحتملة في هذه المرحلة ووضع خطة لتفادي تلك المخاطر أو على الأقل تخفيف أثرها قد يتسبب في تراكمها لدرجة صعوبة معالجتها مستقبلاً أو يتطلب حلها تكاليف عالية كان من ممكن تجنبها.
إن عدم مراقبة عملية التغيير وإعداد مسبق بقائمة للمخاطر المحتملة في هذه المرحلة ووضع خطة لتفادي تلك المخاطر أو على الأقل تخفيف أثرها قد يتسبب في تراكمها لدرجة صعوبة معالجتها مستقبلاً أو يتطلب حلها تكاليف عالية كان من ممكن تجنبها.
١٠- إهمال معادلة (التصنيع أو الشراء):-
على المنظمات التي تفكر في تطبيق نموذج الخدمات المشتركة النظر في كل خيار متاح قبل اتخاذ أي قرار ومعرفة الإيجابيات والسلبيات عند إدارة القطاع أو الخدمة بنفسها أو تحويلها إلى خدمة مدارة من قبل جهة خارجية واستثمار الموارد الموجودة في أمور أخرى.
على المنظمات التي تفكر في تطبيق نموذج الخدمات المشتركة النظر في كل خيار متاح قبل اتخاذ أي قرار ومعرفة الإيجابيات والسلبيات عند إدارة القطاع أو الخدمة بنفسها أو تحويلها إلى خدمة مدارة من قبل جهة خارجية واستثمار الموارد الموجودة في أمور أخرى.
ختاماً لمن يرغب بقراءة معلومات أكثر تفصيل يمكنه الاطلاع على المقال من خلال الرابط أدناه:-
ssonetwork.com
شكراً لكم للمتابعة، ونراكم على خير 👋
ssonetwork.com
شكراً لكم للمتابعة، ونراكم على خير 👋
جاري تحميل الاقتراحات...