هناك كثير من الخريجين الجدد أو الموظفين الجدد يجد صعوبة عند التعامل مع الرسائل الالكترونية الرسمية بالعمل.
اذ لابد أن تمتلك ثقافة كتابة الايميلات الرسمية،
بسلسلة التغريدات التالية #الثريد
راح أتحدث عن أهم قواعد الرسائل الالكترونية حتى لا تمتلك هذه المهارة 👌🏼
اذ لابد أن تمتلك ثقافة كتابة الايميلات الرسمية،
بسلسلة التغريدات التالية #الثريد
راح أتحدث عن أهم قواعد الرسائل الالكترونية حتى لا تمتلك هذه المهارة 👌🏼
يجد بعض الموظفين عتاب من مدارئهم بسبب خطأ غير مقصود، لاستخدام نوع أو حجم أو لون خط معين !
أو حتى بعض الأحيان بسبب استخدام حروف كبيرة capital letters او لاستخدام تنسيق مثل: Bold او underlines.
وذلك لأن كل تفصيل دقيق بالبريد الالكتروني يعني شيء ما.
أو حتى بعض الأحيان بسبب استخدام حروف كبيرة capital letters او لاستخدام تنسيق مثل: Bold او underlines.
وذلك لأن كل تفصيل دقيق بالبريد الالكتروني يعني شيء ما.
دعوني اسرد لكم بعض أهم أساسيات كتابة البريد الالكتروني حتى لا تقع في مثل هذه الأخطاء.
١- اختيار عنوان واضح للرسالة، فبذلك تقوم باعطاء مستقبل الرسالة فكرة لماذا قمت بكتابة البريد الالكتروني وما هو مقبل لقراءته، اذ لابد أن يحتوي العنوان على تلخيص ببعض كلمات عن محتوى الرسالة.
١- اختيار عنوان واضح للرسالة، فبذلك تقوم باعطاء مستقبل الرسالة فكرة لماذا قمت بكتابة البريد الالكتروني وما هو مقبل لقراءته، اذ لابد أن يحتوي العنوان على تلخيص ببعض كلمات عن محتوى الرسالة.
٢- استخدم نوع و لون الخط التلقائي، لا تحاول أن تزين ايميلك فهو ليس "واجب مدرسي" بل يستخدم من أجل الوصول أو الابلاغ عن معلومة ما.
الخط التلقائي سهل القراءة و بذلك تسهل ايصال المعلومة لمستقبل البريد الالكتروني.
في الصورة بعض الخطوط التلقائية التي ينصح باستخدامها 👇🏼
الخط التلقائي سهل القراءة و بذلك تسهل ايصال المعلومة لمستقبل البريد الالكتروني.
في الصورة بعض الخطوط التلقائية التي ينصح باستخدامها 👇🏼
٣- خاطب مستلم الرسالة بطريقة احترافية و رسمية.
أهم نقطة للتعبير عن الاحترافية والرسمية هو بأول سطر. فتبدأها مثلاً ب:
Dear Mr. Khalid
Dear Ms. Sara
Hello Dr. Essa
Dear Eng. Maram
بالطبع مع عدم تجاهل محتوى الرسالة فلا تستخدم اختصارات مثل: u, ur, GM وغيرها من اختصارات الشات.
أهم نقطة للتعبير عن الاحترافية والرسمية هو بأول سطر. فتبدأها مثلاً ب:
Dear Mr. Khalid
Dear Ms. Sara
Hello Dr. Essa
Dear Eng. Maram
بالطبع مع عدم تجاهل محتوى الرسالة فلا تستخدم اختصارات مثل: u, ur, GM وغيرها من اختصارات الشات.
هناك بعض الاختصارات التي يتم استخدامها بالرسائل الالكترونية ومتعارف عليها على مستوى عالمي.
ارفقت لكم مجموعة من هذه الاختصارات عشان اذا استقبلتها تعرف اش معناها أو بامكانك استخدمها.
ارفقت لكم مجموعة من هذه الاختصارات عشان اذا استقبلتها تعرف اش معناها أو بامكانك استخدمها.
٤- لابد أنك تتأكد من أن مستقبل الرسالة له علاقة برسالتك. ولابد أيضاً من التأكد من أن الشخص الموجهه له الرسالة يكون في خانة TO والاشخاص اللي تبي تعلمهم بالمحتوى لكن لا يتطلب رد منهم يكونوا CC.
ومو كل شخص تحطه بCC فقط الشخص اللي له فائدة بالاعلام بمحتوى الرسالة.
ومو كل شخص تحطه بCC فقط الشخص اللي له فائدة بالاعلام بمحتوى الرسالة.
٥- لابد أن تكون رسالتك مرتبة ومهذبة وايجابية واحترافية
مثلاً في البداية تكون هناك مقدمة للشخص المستقبل ثم محتوى الرسالة، ثم ماهو المطلوب من هذه الرسالة ثم نهاية للرسالة.
هذه تقريباً اساسيات لابد انك تعرفها عند التعامل مع البريد الالكتروني.
خليني اذكر اكثر الاخطاء اللي واجهتها👇🏼
مثلاً في البداية تكون هناك مقدمة للشخص المستقبل ثم محتوى الرسالة، ثم ماهو المطلوب من هذه الرسالة ثم نهاية للرسالة.
هذه تقريباً اساسيات لابد انك تعرفها عند التعامل مع البريد الالكتروني.
خليني اذكر اكثر الاخطاء اللي واجهتها👇🏼
١- الحروف الكبيرة "CAPITAL LETTERS"
توفر الأحرف الكبيرة معلومات مهمة للقارئ. عند تكبير كلمة، فأنت تشير إلى شيء ما حولها.
يعتبر البعض كتابة اسمه بالحروف الصغيرة فقط اهانة فلابد ان تنتبه لهذا الأمر فأبدأ الاسم بحرف كبير.
ويعتبر استخدامها يعبّر عن الصراخ "الصوت العالي" احياناً.
توفر الأحرف الكبيرة معلومات مهمة للقارئ. عند تكبير كلمة، فأنت تشير إلى شيء ما حولها.
يعتبر البعض كتابة اسمه بالحروف الصغيرة فقط اهانة فلابد ان تنتبه لهذا الأمر فأبدأ الاسم بحرف كبير.
ويعتبر استخدامها يعبّر عن الصراخ "الصوت العالي" احياناً.
٣- لا تكتب أي ايميل باللون الأحمر !
يعتبر اللون الأحمر انه لون عدواني و يعني بالضبط ان كاتب هذه الرسالة غاضب ومنزعج جداً فتخيل أن تكون بأحرف كبيرة أيضاً !
يعتبر اللون الأحمر انه لون عدواني و يعني بالضبط ان كاتب هذه الرسالة غاضب ومنزعج جداً فتخيل أن تكون بأحرف كبيرة أيضاً !
٤- يتم استخدام علامات الترقيم أحيانًا كنوع من الأسلحة. ربما تكون أنت ضحية اعتداء علامات الترقيم :
طلبت منك الوصول إلى هنا بحلول الساعة 4:00 !!!
تجنب ما يمكن تسميته بعلامات الترقيم العدوانية: الجمع بين عدة علامات تعجب و / أو علامات استفهام متتالية لإثبات الغضب يجب تجنبها.
طلبت منك الوصول إلى هنا بحلول الساعة 4:00 !!!
تجنب ما يمكن تسميته بعلامات الترقيم العدوانية: الجمع بين عدة علامات تعجب و / أو علامات استفهام متتالية لإثبات الغضب يجب تجنبها.
٥- عند إعادة توجيه سلسلة طويلة من رسائل البريد الإلكتروني إلى شخص جديد، تأكد من إخباره عن سبب استلامه لها، و تأكد أن سلسلة الايميلات لا تحتوي على معلومات حساسة التي قد تسبب خلافات !
فمثلاً لا تضيف عميل على سلسلة ايميلات داخلية فيها معلومات سرية وخاص بالشركة.
فمثلاً لا تضيف عميل على سلسلة ايميلات داخلية فيها معلومات سرية وخاص بالشركة.
هذه كانت مجموعة من اهم النصائح والنقاط المهمة في كتابة البريد الالكتروني ..
و طبعاً ليست كاملة لأن هناك دورات مختصة وكتب تتحدث عن هذا الأمر، تثقف في هذا الموضوع لأنه مهم جداً ويعكس مدى احترافيتك.
انتظر منكم الاضافة لفائدة جميع من يقرأ هذا الثريد ❤️
والله أعلم
و طبعاً ليست كاملة لأن هناك دورات مختصة وكتب تتحدث عن هذا الأمر، تثقف في هذا الموضوع لأنه مهم جداً ويعكس مدى احترافيتك.
انتظر منكم الاضافة لفائدة جميع من يقرأ هذا الثريد ❤️
والله أعلم
@mhawa91 اشكرك على المشاركة بالتغريدة و كلامك الجميل
نفطة مهمة حبيت انوه عليها بالنسبة للاختصارات.
تكفى لا تجيب الغايبة و تقول لمديرك FYA انت كموظف ما توجه احد فما بالك بمديرك ..
لازم تعرف متى و وين تستخدمها 👌🏼
تكفى لا تجيب الغايبة و تقول لمديرك FYA انت كموظف ما توجه احد فما بالك بمديرك ..
لازم تعرف متى و وين تستخدمها 👌🏼
جاري تحميل الاقتراحات...