من أهم الأدوات التي تساعد في رفع كفاء مكاتب المحاماة هو التعامل مع البريد الإلكتروني بحرفية عالية تسهل تنظيم العمل وإدارته بين فريق العمل داخل المكتب، وتعكس حرفية عالية مع العملاء.
#سلسلة_تغريدات ستكون عن إدارة رسائل البريد في المنشأة القانونية ودورها في رفع كفاءة الأعمال.
#سلسلة_تغريدات ستكون عن إدارة رسائل البريد في المنشأة القانونية ودورها في رفع كفاءة الأعمال.
قبل أن نبدأ في إدارة رسائل البريد الإلكتروني لابد من ذكر أمور مهمة لابد التنبه لها وتطبيقها قبل استخدام البريد، أولها أن يكون البريد تجاري باسم المكتب ولايكون بريد عادي يكون بعد @ gmail أو hotmail أو yahoo أو غيره من شركات البريد الإلكتروني بل المفترض أن يكون بعد @ اسم المكتب
بمعنى أن يكون البريد الإلكتروني
الاسم@اسم المكتب.com
Name@officename.com
شركات البريد الإلكتروني تعمل بريد باسم منشأتك بمقابل مادي بسيط على حسب عدد الإيميلات المطلوبة من ضمنها gmail التابعة لـgoogle، تقدر تعمل ايميلك الخاص عن طريق صفحتهم على الرابط:
gsuite.google.com
الاسم@اسم المكتب.com
Name@officename.com
شركات البريد الإلكتروني تعمل بريد باسم منشأتك بمقابل مادي بسيط على حسب عدد الإيميلات المطلوبة من ضمنها gmail التابعة لـgoogle، تقدر تعمل ايميلك الخاص عن طريق صفحتهم على الرابط:
gsuite.google.com
الأمر الثاني وهو التوقيع أسفل رسالة البريد الإلكتروني، عن طريق الدخول لإعدادات البريد ستجد هناك خانة خاصة بإضافة التوقيع.
ويكون التوقيع عبارة عن اسمك، والوصف الوظيفي لعملك، مع أرقام التواصل معك (جوال، هاتف المكتب، البريد الإلكتروني)، واسم المنشأة وعنوانها وشعار المنشأة
ويكون التوقيع عبارة عن اسمك، والوصف الوظيفي لعملك، مع أرقام التواصل معك (جوال، هاتف المكتب، البريد الإلكتروني)، واسم المنشأة وعنوانها وشعار المنشأة
إذا كنت غير متمرس في تنسيق وإضافة التوقيع سيساعدك هذا الموقع:
mail-signatures.com
تدخل بياناتك مثل مافي الصورة (بل أيضا ممكن إضافة حساباتك في مواقع التواصل الاجتماعي لتظهر في التوقيع) ومن ثم اختيار Apply your signature وبعدها اختيارcopy ونسخه في توقيع بريدك ليخرج بشكل متناسق
mail-signatures.com
تدخل بياناتك مثل مافي الصورة (بل أيضا ممكن إضافة حساباتك في مواقع التواصل الاجتماعي لتظهر في التوقيع) ومن ثم اختيار Apply your signature وبعدها اختيارcopy ونسخه في توقيع بريدك ليخرج بشكل متناسق
نبدأ فيما يتعلق بإدارة البريد الإلكتروني باحترافية، حتى يسهل عليك التحكم بالبريد الإلكتروني ومتابعة رسائله لابد أن تتبع مبدأ أو مفهوم Zero Inbox وهو جعل عدد رسائل البريد الوارد صفر، قد يصعب على اللي رسائلهم تكون بالآلاف لكنه غير مستحيل، أنا بريدي الوارد صفر👇
أول سؤال يتبادل للذهن، كيف أجعل بريدي الإلكتروني خالي من الرسائل وعندي بعض الرسائل اللي ما انتهيت منها ولا يمكنني حذفها؟
مو بالضرورة أحذف جميع الرسائل بل ممكن أعمل مجلدات في البريد الإلكتروني اصنفها واقسمها وانقل الرسالة من البريد الوارد للمجلد الخاص فيها، وراح نفصل فيها بعد قليل
مو بالضرورة أحذف جميع الرسائل بل ممكن أعمل مجلدات في البريد الإلكتروني اصنفها واقسمها وانقل الرسالة من البريد الوارد للمجلد الخاص فيها، وراح نفصل فيها بعد قليل
حتى نتمكن من أن يكون البريد الوارد خاليا من الرسائل علينا أن نطبق قاعدة 5D، وهي خمس مبادئ كلها بحرف D:
1-Deal with it: تعامل مع هذا الإيميل، إذا كانت مهمة حاول تخلصها مباشرة، إن كانت تحتاج معلومة ارسلها مباشرة ولا تأخرها.
2-Delete it: امسحها،خلصت منها لا تخليها في البريد الوارد
1-Deal with it: تعامل مع هذا الإيميل، إذا كانت مهمة حاول تخلصها مباشرة، إن كانت تحتاج معلومة ارسلها مباشرة ولا تأخرها.
2-Delete it: امسحها،خلصت منها لا تخليها في البريد الوارد
3-Delegate it: فوّض رسالة البريد، إذا كنت غير معني بتنفيذ الطلب لا تجلس الرسالة عندك على الفاضي، حولها للشخص .المعني
وإذا كانت هذه المهمة المفوضة لأحد أعضاء فريقك فلا بد من متابعتها والتأكد من انجازها، تحويلها لا يعني نسيانها إذا كانت أحد المهام التي تقع تحت اشرافك.
وإذا كانت هذه المهمة المفوضة لأحد أعضاء فريقك فلا بد من متابعتها والتأكد من انجازها، تحويلها لا يعني نسيانها إذا كانت أحد المهام التي تقع تحت اشرافك.
4-Drag it:اسحبه أو انقله من البريد الوارد، وهي اللي ذكرناها في تغريدة سابقة .
قد يكون هناك بعض الرسائل لم تنتهي منها وتحتاج إلى حفظها في البريد حتى تعود لها وترد على الرسالة، أو ربما يكون هناك سلسلة بريدية مشترك فيها لكنك لست متفرغ كل يوم لقراءتها لذلك حدد لها يوم وانقلها لمجلدها
قد يكون هناك بعض الرسائل لم تنتهي منها وتحتاج إلى حفظها في البريد حتى تعود لها وترد على الرسالة، أو ربما يكون هناك سلسلة بريدية مشترك فيها لكنك لست متفرغ كل يوم لقراءتها لذلك حدد لها يوم وانقلها لمجلدها
تستطيع في بريدك الإلكتروني وضع مجلدات بتصنيفات وتسميات تجعل الرجوع للرسائل أسهل وبنفس الوقت يكون البريد الوارد خاليا من الرسائل،مثل أن يكون هناك مجلدات خاصة برسائل فريق العمل ومجلد لرسائل العملاء ومجلد للمحاكم وغيره.
في الصورة المرفقة مجلداتي في بريدي الإلكتروني لتتضح الفكرة أكثر
في الصورة المرفقة مجلداتي في بريدي الإلكتروني لتتضح الفكرة أكثر
5-Diarise: وهي إنك تخليها عمل روتيني، بعض رسائل البريد تحتاج متابعة دورية،يومية كانت أو أسبوعية أو شهرية، نظمها في مجلدات تفتحها بشكل مستمر وتتابعها.
ويفضل إن تتصفح بريدك الإلكتروني مع بداية كل يوم جديد،ويكون هو أول عمل تمارسه بالصباح، قبل أي لقاء أو اجتماع أو عمل يكون خلال يومك
ويفضل إن تتصفح بريدك الإلكتروني مع بداية كل يوم جديد،ويكون هو أول عمل تمارسه بالصباح، قبل أي لقاء أو اجتماع أو عمل يكون خلال يومك
بالمحافظة على بريد وارد خالي وبتطبيق قاعدة 5Dبيكون التعامل مع البريد الإلكتروني أسهل وأسرع وبكفاءة عمل أعلى لك ولفريق عملك بالمنشأة.
إذا كانت السلسلة نالت على استحسانكم،سنتطرق بالمرات القادمة لأبرز التطبيقات التي ترتبط بالبريد الإلكتروني
اتمنى لكم بريد وارد خالي
شكرا لقراءتكم🙏🌹
إذا كانت السلسلة نالت على استحسانكم،سنتطرق بالمرات القادمة لأبرز التطبيقات التي ترتبط بالبريد الإلكتروني
اتمنى لكم بريد وارد خالي
شكرا لقراءتكم🙏🌹
جاري تحميل الاقتراحات...