في الثريد التالي سنرى كيف يمكن #ترويض_النمر_الورقي من خلال نظام إدارة الأوراق الفعال و الذي سيساعدنا على التحكم في وقتنا وطاقاتنا ويوفر لنا بيئة عمل تساعدنا على تحقيق خططنا وأحلامنا.
كم مرة قلت لنفسك سأبدأ في تنظيم الأوراق عندما تهدأ الأمور أو عندما يعود الأبناء للمدرسة أو عندما أعود من رحلة العمل أو في عطلة نهاية الأسبوع أو في العطلات الرسمية أو عندما أخذ إجازة. إذا انتظرت إلى حين تهدأ الأمور قبل أن تبدأ بعمل شئ تجاه نمرك الورقي فسوف يطول انتظارك.
للبدء بترويض النمر الورقي يجب ان نؤمن بحقيقة في مجال الأوراق وهي إن تكدس الأوراق هو عبارة عن تأجيل القرارات بينما إدارة الأوراق تعني اتخاذ القرارات ولاتخاذ القرارات يجب ان نسأل أنفسنا الاسئلة التالية
- هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة؟
- أين احفظها؟
- إلى متى احفظها؟
- كيف أعثر عليها؟
- هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة؟
- أين احفظها؟
- إلى متى احفظها؟
- كيف أعثر عليها؟
الخوف هو الذي يجعل الناس يحجمون عن اتخاذ القرارات لخوفهم ان يكتشفوا لاحقا ان قرارهم كان خاطئا او انهم سوف يندموا على القرار الذي اتخذوه او ان احدا ما سيصاب بخيبة أمل أو ضرر نتيجة قرارهم. و الآن سنتناول مجموعة من القواعد التي ستساعدنا على ترويض نمرنا الورقي.
إن أول خطوة لحل مشكلات إدارة الأوراق هي تحديد موقع ثابت للتعامل فيه مع الأوراق ، و ذلك لأنك إن اردت أن تروض النمر فيجب أن تبدأ بإدخاله في القفص. يجب تجهيز موقع العمل بصواني لفرز الاوراق بالاضافة لسلة مهملات كبيرة. احضر صندوقا وفرغ فيه الاشياء التي لا تستخدمها في مكتبك.
لترويض النمر الورقي يجب ان يكون لدينا نظام إدارة للاوراق يهدف لـ
- إتلاف الأوراق الغير ضرورية
- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية
- تحديد موقع ثابت للأوراق المهمة
- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل
يجب عدم الشعور بالذنب حيال أوراق الأمس لكي تستطيع التركيز على أوراق اليوم.
- إتلاف الأوراق الغير ضرورية
- تجنب إنتاج أوراق غير ضرورية
- تحديد موقع ثابت للأوراق المهمة
- إنشاء نظام استرجاع ورقي سهل
يجب عدم الشعور بالذنب حيال أوراق الأمس لكي تستطيع التركيز على أوراق اليوم.
عملية الفرز تبدأ بوضع كوم من الاوراق نريد تنظيمه داخل صينية الفرز (لا يشترط تكون صينية بل ممكن تكون صندوق او سطل او سلك او رف او جزء من الطاولة). يجب ان تفرز باستمرار قبل ان تتجمع اوراق جديدة حيث ان صينية الفرز هي مقر مؤقت الى ان تبدأ الفرز الفعلي.
اتقان فن سلة المهملات هو احدى اهم المهارات المهمة لترويض النمر الورقي. ٨٠٪ من الاوراق التي نقوم بتجميعها لا تستخدم مرة أخرى. اهم سؤال يجب ان تسأله نفسك ، ماهو أسوأ شئ قد يحدث لي لو لم تكن هذه الورقة في حوزتي؟ اذا كنت استطيع تحمل ما يترتب على ذلك ، فالق بها في سلة المهملات فورا.
الهدف من قائمة الاعمال او المذكرات على جوالك هو تعيين موضع دائم لتدوين ملاحظاتك بحيث تقلص عدد كبير من الاوراق في حياتك.يمكن تقسيم القائمة الى مجموعة اقسام مثل المكالمات التي ترغب بعملها، المكاتبات،المهام التي ستقوم بها، الكتب التي ترغب بشراءها،افكار الهدايا،اقتراحات مطاعم و غيرها
بعد ان تكون قضيت على ما يمكنك القضاء عليه من اوراق باستخدام سلة المهملات و قوائم الاعمال سيكون بقية اوراقك اما ملفات اعمال لاعمال حالية او مستقبلية او ملفات مرجعية للاوراق التي قد نحتاج لها في المستقبل. اذا كان نمط حياتك بسيط قد تجد ان ملفا واحدا للاعمال هو كل ما تحتاج اليه.
سجلات العائلة مهمة جدا و تحتاج الى انتباه خاص و يكون لها ملفات خاصة مثل السجلات المصرفية، سجلات التعليم و التوظيف، قائمة موجودات المنزل، سجلات التأمين، سجلات الاستثمار، صكوك العقار، الضمانات وتعليمات التشغيل. يجب حفظ الاوراق التي يصعب تعويضها في صندوق ايداع حديدي (خزنة).
الصور و التذكرات الخاصة بالعائلة. من اهم مشكلات الصور و التذكارات المشاعر و الاحاسيس التي تثيرها. وحتى لو لم تكن لنا رغبة فيها، فاننا مع ذلك نشعر بأن علينا أن نهتم بها لأنها تمثل جزءا من تاريخ اسرتنا. الصور والفيديوهات ممكن تحويلها لنسخ الكترونية اما بقية التذكارات فيجب ان تقرر
تعد مجموعة قراءاتك من اهم التحديات التي تواجه عملية ادارة الاوراق. لذا يجب ان تسأل نفسك الى متى يجب ان تحتفظ بالكتب و الجرائد و المجلات؟ اذا كنت تستمتع بوجودها بقربك ولديك متسع في ارفف الكتب فاحتفظ بها اما اذا كانت تسبب لك ازعاج فتخلص منها.
الآن حان وقت ادخال النمر في القفص. في كل مرة تواجهك كومة من الورق و تكون في حاجة الى اتخاذ قرار بشأنها،أسأل نفسك الاسئلة التالية بخصوص كل ورقة من هذه الاوراق
- هل يمكن ايداعها في سلة المهملات؟
- ان لم يكن كذلك،فهل احتاج الى حجز موعد مع نفسي بشأنها؟ اذا كان نعم فدون موعد في تقويمك
- هل يمكن ايداعها في سلة المهملات؟
- ان لم يكن كذلك،فهل احتاج الى حجز موعد مع نفسي بشأنها؟ اذا كان نعم فدون موعد في تقويمك
- هل تحتاج هذه الورقة الى اجراء معين او هل احتاج الى ان اتذكرها في وقت ما في المستقبل؟ اذا كان نعم فدون هذا في قائمة الاعمال
- هل يوجد في الورقة اي عناوين او ارقام اتصال؟ اذا كان نعم فقم بتدوينها في دليل اتصالات الجوال
- هل يوجد في الورقة اي عناوين او ارقام اتصال؟ اذا كان نعم فقم بتدوينها في دليل اتصالات الجوال
- بعد ما سجلت محتواها في احد الخطوات السابقة، هل لا ازال احتاج للاحتفاظ بها؟ هل ساضعها في ملف عمل او ملف مرجعي
للتخلص من الصناديق المليئة بالأوراق هناك فقط خيارين
- التخلص منها لانه مضى عليك ثلاث سنوات دون استخدام اي من المعلومات الموجودة في داخل الصناديق
- ان تفحص الاوراق ورقة ورقة مستخدما النظام الذي تطرقنا له في التغريدات السابقة
- التخلص منها لانه مضى عليك ثلاث سنوات دون استخدام اي من المعلومات الموجودة في داخل الصناديق
- ان تفحص الاوراق ورقة ورقة مستخدما النظام الذي تطرقنا له في التغريدات السابقة
ان عملية ادارة الاوراق الشخصية هي عملية استمرارية يجب ان نغيرها كلما تغيرت ظروفنا، اذا تغيرت اولوياتنا او تغيرت طريقة عيشنا او تغير الحيز المتاح لنا، فان علينا ان نجري تعديلات على تنظيمنا لمواجهة هذه التغيرات.
يجب ان نبدأ بالنقاط التالية
- يجب ان نبدأ بالعمل فوراً. يجب ان نحدد بماذا نريد أن نبدأ.
- يجب ان نجمع اي مستلزمات قد نحتاج لها في عملية التنظيم، مثل ملفات و اقلام ملونة وصناديق وسلال مهملات ..الخ
- اجمع الاشياء المتشابهة معا، مثل المعلومات البنكية والصور والمجلات ..الخ
- يجب ان نبدأ بالعمل فوراً. يجب ان نحدد بماذا نريد أن نبدأ.
- يجب ان نجمع اي مستلزمات قد نحتاج لها في عملية التنظيم، مثل ملفات و اقلام ملونة وصناديق وسلال مهملات ..الخ
- اجمع الاشياء المتشابهة معا، مثل المعلومات البنكية والصور والمجلات ..الخ
اخيرا ، يجب ان نعمل جدول بمدد حفظ الاوراق الرسمية من خلال وضع جدول زمني لترحيل الاوراق. افضل واسهل طريقة لتحقيق ذلك هي وضع كل الاوراق الخاصة بسنة ما داخل مظروف كبير او صندوق وتخزينه حسب تسلسل تاريخي.
جاري تحميل الاقتراحات...