وتحدث الأستاذ أحمد السويلم في ورشتنا الثانية عن استراتيجيات الخدمات المشتركة
يعرف الأستاذ أحمد السويلم الخدمات المشتركة بأنها :
«الخدمات المشتركة هي مجموعة معينة من الأنشطة أو الأقسام أو الإدارات تعمل بشكل موحد لخدمة المنظمة والمنشآت التابعة لها لتمكن قطاعات الأعمال في المنظمة»
«الخدمات المشتركة هي مجموعة معينة من الأنشطة أو الأقسام أو الإدارات تعمل بشكل موحد لخدمة المنظمة والمنشآت التابعة لها لتمكن قطاعات الأعمال في المنظمة»
تتميز الخدمات المشتركة بأنها فعاله من حيث التكلفة والجودة لعدة أسباب :
- مركزيه عملياتها التي يتم الاستفادة منها من قبل أنشطة أو أقسام أو إدارات متعددة في نفس المنظمة.
- توحيد العمليات المتشابهة والقضاء على التكرار وتبسيط الاجراءات.
- مركزيه عملياتها التي يتم الاستفادة منها من قبل أنشطة أو أقسام أو إدارات متعددة في نفس المنظمة.
- توحيد العمليات المتشابهة والقضاء على التكرار وتبسيط الاجراءات.
- الدقة في قياس التكاليف واحتساب القيمة المضافة من الأنشطة الرئيسة.
- تمكين المنشأة من التركيز على الأنشطة الرئيسة في المنظمة مما يزيد الفاعلية في الأعمال الرئيسة.
- تحسين التطوير المستمر والشفافية من خلال توحيد السياسات والإجراءات والتركيز على التخصصات في الخدمات المشتركة.
- تمكين المنشأة من التركيز على الأنشطة الرئيسة في المنظمة مما يزيد الفاعلية في الأعمال الرئيسة.
- تحسين التطوير المستمر والشفافية من خلال توحيد السياسات والإجراءات والتركيز على التخصصات في الخدمات المشتركة.
محاذير ينصحنا بها الأستاذ أحمد السويلم :
نموذج واحد لا يصلح للجميع:
إن الأساس الذي يقوم عليه نموذج الخدمات المشتركة هو الكفاءة والاتساق.
ومع ذلك ،
فان معظم المنظمات عندما تنمو محليا أو دوليا تتطلب أكثر من نموذج واحد لوظائف الخدمات المشتركة
نموذج واحد لا يصلح للجميع:
إن الأساس الذي يقوم عليه نموذج الخدمات المشتركة هو الكفاءة والاتساق.
ومع ذلك ،
فان معظم المنظمات عندما تنمو محليا أو دوليا تتطلب أكثر من نموذج واحد لوظائف الخدمات المشتركة
خاصة إذا كانت الخدمات المشتركة لا يمكنها استيعاب الاختلافات في النسق لتلبية احتياجات العمل عند التوسع
وينصح عند تطبيق الخدمات المشتركة عدم التمسك بنموذج واحد ويكون نموذج مرن في التطبيق لتفادي البيروقراطية وبطء العمليات وضعف الإنتاجية وغياب الابتكار مما يؤثر بشكل كبير على الربحية
وينصح عند تطبيق الخدمات المشتركة عدم التمسك بنموذج واحد ويكون نموذج مرن في التطبيق لتفادي البيروقراطية وبطء العمليات وضعف الإنتاجية وغياب الابتكار مما يؤثر بشكل كبير على الربحية
جاهزية البيئة التنظيمية والتشغيلية والتقنية:
هناك العديد من المنظمات فشلت في التحول الى نموذج الخدمات المشتركة لعدم جاهزية البنية التحتية
وعليه ينصح ان تكون البنية التحتية جاهزة وتستوعب التحول السريع الى نموذج الخدمات المشتركة.
هناك العديد من المنظمات فشلت في التحول الى نموذج الخدمات المشتركة لعدم جاهزية البنية التحتية
وعليه ينصح ان تكون البنية التحتية جاهزة وتستوعب التحول السريع الى نموذج الخدمات المشتركة.
وزيادة الأعباء الإدارية والواجبات الاخرى للمديرين وللموظفين:
تأتي عند التخلص من موظفي المالية أو الموارد البشرية أو تقنية المعلومات في الفروع أو المنظمات التابعة عند التحول الى نموذج الخدمات المشتركة، مثل مهمة متابعة آداء الموظفين تشكل عبئ اداري وقد يعيق بعض المدراء عن الفاعلية
تأتي عند التخلص من موظفي المالية أو الموارد البشرية أو تقنية المعلومات في الفروع أو المنظمات التابعة عند التحول الى نموذج الخدمات المشتركة، مثل مهمة متابعة آداء الموظفين تشكل عبئ اداري وقد يعيق بعض المدراء عن الفاعلية
في الإنتاج بشكل عام وقد يأتي ذلك على حساب التفكير الاستراتيجي والابتكار وترويج المنتجات الرئيسة.
ينصح بتبني الحيطة والحذر عند الاستغناء عن موظفي الخدمات المساندة ومراجعة حجم الاعمال اليومية ومقارنة ذلك مع تجهيزات البنية التحتية من كافة النواحي أو تبني نموذج ممثلين الخدمات المساندة لدى الفروع أو المنظمات التابعة
الخدمات المشتركة في ظل رؤية المملكة 2030
-تعكف رؤية المملكة 2030 على تأسيس مفهوم "الخدمات المشتركة" التي تعي بتوحيد ودمج قطاعات الخدمات المشتركة فيما بين الوزارات والقطاعات الحكومية مثل المشتريات وتنفيذ المشروعات والشؤون الهندسية والتوظيف وتقنية المعلومات الخ من الخدمات العامة
-تعكف رؤية المملكة 2030 على تأسيس مفهوم "الخدمات المشتركة" التي تعي بتوحيد ودمج قطاعات الخدمات المشتركة فيما بين الوزارات والقطاعات الحكومية مثل المشتريات وتنفيذ المشروعات والشؤون الهندسية والتوظيف وتقنية المعلومات الخ من الخدمات العامة
في قطاع واحد موحد، بما يوفر مليارات الريالات ويقدم أفضل وارقى الخدمات بموثوقية عالية.
حيث حددت وثيقة الرؤية ضمن التزاماتها توفير الخدمات المشتركة من أجل تحقيق توجه الدولة في زيادة الإنتاجية ورفع كفاءة الإنفاق الحكومي
وشددت الرؤية على المضي قدما نحو تطبيق منهجية الخدمات المشتركة
حيث حددت وثيقة الرؤية ضمن التزاماتها توفير الخدمات المشتركة من أجل تحقيق توجه الدولة في زيادة الإنتاجية ورفع كفاءة الإنفاق الحكومي
وشددت الرؤية على المضي قدما نحو تطبيق منهجية الخدمات المشتركة
وشددت الرؤية على المضي قدما نحو تطبيق منهجية الخدمات المشتركة التي تهدف إلى توحيد الجهود للاستفادة القصوى من الموارد وتوفير بيئة عمل مناسبة لجميع الجهات بأقل تكلفة، وذلك بدمج الخدمات المساندة في الأجهزة الحكومية لرفع الإنتاجية والجودة وتخفيض التكاليف.
وضعت الرؤية ضمن أهم أدوات
وضعت الرؤية ضمن أهم أدوات
تفعيل نظام الخدمات المشتركة الاستفادة من تجربة "سابك" التي وفرت مليار ريال خلال عام واحد فقط في قطاع المشتريات في بدايات تأسيس قطاع الخدمات المشتركة بداية العشرينات لتتبعها عشرات المليارات توفيرا في كافة قطاعات الخدمات المشتركة في السنوات التالية حتى 2016 في وقت لم يتحقق
الكبير على حساب تقليل الكفاءة بل تم استغلال كافة الأنظمة والتقنيات لأداء أكثر فعالية وجودة وسرعة بأقل التكاليف.
تجربة شركة سابك
بدأت تجربة شركة "سابك" الثرية في هذا المضمار ونجاحها الباهر في تأسيس قطاع الخدمات المشتركة وتطبيقه في شركاتها بالمملكة وخارجها منذ 2003 كأول شركة تنفذه بالمملكة. وسار على نهجها العديد من شركات البتروكيماويات مثل سبكيم والتصنيع وغيرها
بدأت تجربة شركة "سابك" الثرية في هذا المضمار ونجاحها الباهر في تأسيس قطاع الخدمات المشتركة وتطبيقه في شركاتها بالمملكة وخارجها منذ 2003 كأول شركة تنفذه بالمملكة. وسار على نهجها العديد من شركات البتروكيماويات مثل سبكيم والتصنيع وغيرها
بعد أن حققت منظومة الخدمات المشتركة في "سابك" نتائج باهرة للشركة من خلال توفير مليارات الريالات التي دعمت موقف الشركة التنافسي.
وتمحورت استراتيجية "سابك" في الخدمات المشتركة في دمج كافة الإدارات في شركاتها ومقارها الخاصة بالتوظيف والحاسب الآلي والمشتريات والمالية والهندسية وتنفيذ
وتمحورت استراتيجية "سابك" في الخدمات المشتركة في دمج كافة الإدارات في شركاتها ومقارها الخاصة بالتوظيف والحاسب الآلي والمشتريات والمالية والهندسية وتنفيذ
المشروعات والخدمات العامة من صحة واسكان ومتطلباتهما وخدمات أخرى وذلك في قطاع واحد ملغية بذلك الازدواجية بين شركاتها في التعامل مع تلك الخدمات الأمر الذي قلل التكاليف لمستويات منخفضة جداً
وبالتالي خفض التكاليف والنفقات بمعدلات كبيرة جداً ودعم الأداء التشغيلي والإنتاجي والتسويقي والربحي والنمو الاستراتيجي للشركة الذي توجت بموجبه كثاني أكبر شركة عالمية متنوعة في حقيبة منتجاتها، واحتلال المرتبة الرابعة عالمياً في حجم المبيعات
جاري تحميل الاقتراحات...